経費精算の業務フロー

システム導入とともに決めておくべきルール

どんなに高価なシステムを導入したとしても、それで自動的に業務が改善されるということはありません。しかし、システム導入とともに押さえておくべきルールを定め、運用しておけば、大きな効果が得られます。例えば経費Bankの場合、個人の経費精算だけでなく、取引先からの請求書に対する支払依頼にも使えますから、システムの導入とともに、以下のようなルールを定めておくと、様々な効果が得られます。

経費Bankを導入するとともに決めておくべき3つのルール

1.承認フローを決める

  • 申請者→上長→経理担当者の確認
  • 一定金額以上は事前に社長承認が必要
  • 申請書には承認メールか稟議書を添付

2.支払いサイトを決める

  • 請求書払いは、月末締め翌月末払い
  • 経費精算は、20日締め翌10日払い
  • 小口現金は使わないで立替精算が原則

3.締め日を決める

  • 請求書の申請は翌4営業日午前中まで
  • 経費精算は25日までに申請
  • 翌日に社長が承認

期待できる効果

T資金繰り

  • 1支払予定表が出力でき、資金繰りが読みやすい。
  • 2過去の支払実績も出力でき、いつでも確認できる。

U経理業務軽減

  • 3銀行振込データや会計仕訳データはシステム出力されるので手入力の手間が省ける。
  • 4前月の申請一覧を見て、当月請求書が揃っているか確認できる。

V調査分析

  • 5特定の支払先の申請書をリストアップ・調査できる。
  • 6支払日ごと支払先ごとに経費を集計・分析できる。

W申請/承認

  • 7パターン登録や駅すぱあとを使うことで申請書の作成時間が削減でき、入力ミスも減る。
  • 8支払いをWebで一件ずつ承認でき、しかもまとめて一覧でも確認できる。

【例】経費精算業務の流れ

図:経費精算業務の流れ

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