導入事例

株式会社シバタ様

株式会社シバタ

株式会社シバタ

 

株式会社シバタ
会社プロフィール
株式会社シバタは1954年に工業用ゴム製品の卸商として創業して以来、時代に柔軟に対応しながら着実に事業を拡大し、今年60周年を迎えました。2014年現在、工業・農業・建築・水道など幅広い分野の資材を約2000社から3万点以上仕入れる専門商社へ成長しています。
会社概要
社名 : 株式会社 シバタ
設立 : 昭和29年6月21日
代表者 : 代表取締役会長 新発田 和敏
代表取締役社長 針谷 功
社員数 : 417名
本社 : 東京都中央区八丁堀2-7-1
事業内容 : 工業用ゴム・プラスチック製品の製造・販売、照明器具の製造・販売、防除機器の製造・販売、LPG配管器材、農業資材、水道管材、住設機器、土木建設資材、保安電設資材の製造・販売、その他

導入前の課題と導入に至る経緯

「システム導入で経費精算・請求書支払フローの改善および効率化を図る。」


経理部 課長 太田代 誠氏

各種産業ゴム・樹脂製品の販売を中心に、現在では土木建築、農業、水道、LPG、保安等の各分野における資材も扱う株式会社シバタ。同社は2014年3月現在、全国40拠点以上で事業を展開し、その人数は400名以上となっている。

同社では40拠点以上の経費精算業務において、全従業員の負担軽減にも配慮しつつ、効率的に経理業務を処理できる体制作りに意欲的に取り組んできた。

紙の出金伝票に手書きするスタイルから、クラウド型の経費Bankへ移行したことで「全社的に精算業務のルールが統一され、本社の経理作業は劇的に改善された」という、同社経理部の太田代氏、鈴木氏、根本氏に導入に至る経緯を伺ってみた。

課題
  • 紙の伝票に手書きのため申請者も大変
  • 領収書と伝票のチェック作業に時間がかかる
  • 手作業で振込データや仕訳データを作成
  • システム化したときの管理・運営の手間
導入後
  • わかりやすい操作性で申請作業の負担を軽減
  • 伝票チェック、承認作業時間を大幅に短縮
  • 振込データや仕訳データをシステムで出力
  • クラウド型で保守にも手間がかからない


経理部 鈴木 康成氏

これまでの経費精算方法は、「40以上ある各事業所で社員が領収書を提出します。それを事業所の精算担当者がチェックして出金伝票を手書きし、社員へ精算していました。そして事業所の現金額が少なくなってくると、本社に出金伝票と領収書の現物を郵送してもらい、内容をチェックして、事業所への精算と会計ソフトに入力、という作業をしていました。」
このような経理処理を少人数で行っており、相当な時間を要していたと太田代氏は当時の作業状況を振り返る。

 

 


経理部 根本 彩子氏

同社経理部で時間を取っていた作業は主に2つあった。一つは前述の経費精算業務。そしてもう一つの課題となっていたのは、事業所それぞれに届く請求書の支払と仕訳業務だった。こちらも「経費精算と同様に、事業所ごとに支払依頼書を担当者が作成し、請求書とセットで本社に郵送、あとは支払作業と仕訳入力をしていきます。」そしてこちらは拠点ごとに、手書きやエクセルなどフォームが統一されていなかったという。

「精算業務が集中してしまう時期があり、その時はどうしても業務を回しきれなくなっていました。そのような時には他のスタッフに手伝いに入ってもらう状況でした。」と言う鈴木氏と根本氏。

太田代氏は経理作業の全体を見て「このまま少人数で膨大な作業量を正確にこなしていくのは厳しいのではないか。」と感じていたという。そこでセミナーなどに参加して情報収集をしていくうちに、経費Bankの説明を聞いて「これならすべての問題を解決できる。」と感じ、システム導入を検討してくこととなった。

選定のポイント

「40拠点以上のデータ管理。経理部門のみでも運用が可能なクラウド型を選択。」

前述したように、同社では経理のシステム化を進めていくにあたり、まず情報収集のために、経理業務の合理化セミナーに参加することにした。そこで経理フローやシステムの話を聞いて「セミナーで見たシステムの中で、経費Bankなら今抱えている課題をすべて解決できると思った。」という。選定の経緯は以下のとおりだ。

「第一には40拠点とデータでやり取りできることが必須条件でしたが、最初からクラウド型のシステムを探していたわけではありません。」と太田代氏は言う。
従来のシステムであればサーバを会社に設置しなければいけない。コストもかかるし、保守・メンテナンス業務も必要となってしまう。そこで浮上してきたのがクラウド型システムだった。

「一番重視したのは社内のあらゆる部門での負担軽減です。経理部門は効率化できたけど、他の部門に負担が増えてしまっては意味がない。経費Bankなら経理部だけでもマスター管理やシステム運用をしていけるし、導入も短期間、加えてコスト面も条件に合致していました」
そこで検討の結果、「様々な問題をクリアできるクラウド型の経費Bank導入を決めました。」

導入の流れ

「全事業所の協力のもと、本社から全社へスピーディに浸透。」

「経費Bank導入は、まず本社からスタートしました。あとは支部ごとに順次導入を進めていきました。」という鈴木氏。導入過程の感想を伺ってみた。
「マニュアルを配布して入力方法を説明しました。操作は簡単ですので、あとは2、3回使っていただければ問題なく、質問も少なかったです。」との感想だ。

また同社では各県に事業所を持ち、合計40拠点以上あるという事情から、月単位で支部ごとに導入をしていった。事業所の担当者や責任者の協力もあり、導入を決めてから会社全体で稼動するまでそれほど時間をかけずに展開できたという。

「ルールを明確にして段階的に進めることで、大きな混乱もなくスムーズに導入できましたが、何より使用する社員の協力体制が非常に大きかったです。」と3人は声をそろえる。

「最初は各事業所の担当者もイメージが湧かなかったと思いますが、実際に画面を見て操作してもらうと、すぐに受け入れてくれました。本社と同じく皆さん2、3回の操作で理解してくれました。」

続けて鈴木氏は、「最近はインターネットで入力するスタイルが年配の方にも定着してきているため、抵抗感を表されることは少ない。」と、インターネット利用が完全に普及している今の時代にとてもマッチしたシステムであると評価した。

導入の効果と今後の展望

「手作業主体からデータ連携主体へ、理想的な業務改革を実現。」

全社に経費Bankが導入されてからの交通費・経理精算業務、請求書支払業務について、具体的な導入効果を伺ってみた。

まず根本氏は作業時間について「3分の1にはなっていますね。以前は電卓を叩いたり、会計ソフトに入力したりという作業に時間を取られていましたが、導入後はデータ連携できるのでしっかりと内容をチェックするだけです。作業時間はかなり短縮されました。」今では「ほぼ1人で作業を完了することができるようになってきています。」と導入効果を語った。

また各事業所においても、「出金伝票や支払依頼書の手書きはなくなり、出納帳での管理なども経費Bankに入力されたデータがあるので、かなり楽になった。」という声も聞いているという。

鈴木氏も「経費精算に加えて、同じく作業量の多かった請求書支払の作業効率化も経費Bank 導入で実現できました。」と語る。お二人とも「もう以前の作業には戻れないです。」と声をそろえた。

最後に太田代氏の口からこのような言葉が聞かれた。
「各事業所、社員全員の協力のおかげでスムーズに全社に導入ができ、業務効率化を実現することができました。この場を借りてシバタの全社員に感謝申し上げたいと思います。今後も皆様にご協力いただきながら、積極的に経費Bankを使用してさらなる業務改革を目指していきたいと思います。」
同時に3人とも深々と頭を下げたのが印象的だった。

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